Kymenlaakson hyvinvointialueen päätöksenteon avoimuuden ja tekoälyvalmiuden parantaminen asiakirjojen julkaisutapaa uudistamalla

Initiativets förslag

Tämä aloite esittää, että Kymenlaakson hyvinvointialue uudistaa toimielinten kokouspöytäkirjojen sekä niiden liitteiden julkaisutapaa. Tavoitteena on saattaa nämä julkiset asiakirjat sellaiseen muotoon ja saataville siten, että ne ovat vaivattomasti hyödynnettävissä nykyaikaisten tekoälysovellusten, kuten laajojen kielimallien ja semanttisten hakujärjestelmien, lähdeaineistona.

Initiativets innehåll och motiveringar

Tämä edistää merkittävästi päätöksenteon avoimuutta, saavutettavuutta ja alueen asukkaiden sekä muiden sidosryhmien mahdollisuuksia seurata ja analysoida hyvinvointialueensa asioita. Nykyisin julkaistavat asiakirjat ovat usein verkkosivuilla selaamista varten optimoituja tai monimutkaisia pdf-tiedostoja, joiden automaattinen lukeminen, rakenteellinen jäsentäminen ja hyödyntäminen tekoälypohjaisissa työkaluissa on haastavaa ja virhealtista. Kun virallinen aineisto on helposti koneluettavaa, asukkaat, tutkijat ja yritykset voivat hyödyntää tekoälyä esimerkiksi laajojen päätöskokonaisuuksien tiivistämiseen, teemoittaiseen hakuun tai eri päätösten välisten yhteyksien ja historian analysointiin. Ehdotus toteutustavasta Parhaan hyödyn ja teknisen toimivuuden saavuttamiseksi kokousasiakirjat tulisi tarjota avoimen rajapinnan kautta, josta pöytäkirjat ja liitteet ovat ladattavissa standardoidussa, rakenteisessa tekstimuodossa. Ihanteellinen ratkaisu on julkaista aineisto JSON- tai XML-muotoisena datana, tai vaihtoehtoisesti puhtaana Markdown-tekstinä, johon on kytketty rikkaat ja koneluettavat metatiedot. Näistä metatiedoista tulisi käydä selkeästi ilmi vähintään toimielimen nimi, kokouksen päivämäärä, pykälän numero, asian otsikko sekä aihealueen asiasanat, mikä mahdollistaa datan tarkan indeksoinnin ja tehokkaan hyödyntämisen esimerkiksi RAG-järjestelmissä (Retrieval-Augmented Generation). Myös kokousten liitetiedostojen, kuten erilaisten selvitysten, suunnitelmien ja raporttien, osalta on varmistettava aito koneluettavuus. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikki liitteet julkaistaan tekstimuotoisina tai sellaisina PDF-tiedostoina, joissa teksti on valmiiksi valittavissa ja koneluettavassa muodossa pelkän skannatun kuvan sijaan, jolloin vältytään raskaalta ja virhealttiilta tekstintunnistusvaiheelta. Samalla tiedostojen asettelussa ja pohjissa tulisi suosia yksinkertaisia, lineaarisia rakenteita, sillä monimutkaiset monipalstaiset taitot ja huonosti jäsennellyt taulukot saattavat sekoittaa kielimallien lukujärjestystä ja heikentää tekoälyn tekemien yhteenvetojen laatua. Toteuttamalla tämän uudistuksen Kymenlaakson hyvinvointialue voisi toimia suunnannäyttäjänä ja edelläkävijänä avoimuuden ja modernin digitalisaation saralla. Tekoälyvalmis dokumentaatio tekee päätöksenteosta läpinäkyvämpää ja säästää tulevaisuudessa myös hyvinvointialueen omaa aikaa, kun organisaation sisäisetkin tekoälyavustajat voivat hyödyntää luotettavaa, rakenteellista ja ajantasaista viranomaisdataa ilman erillistä esikäsittelyä. Toivon, että hyvivointialue ottaa tämän aloitteen aktiiviseen käsittelyyn ja selvittää tekniset sekä hankinnalliset mahdollisuudet rajapinnan ja rakenteisen dokumentaation toteuttamiseksi osana tietojärjestelmien ja asianhallinnan kehitystä.